11- Special : مقادیر را با استفاده از قواعد قالب بندی خاص ( مانند کد پستی ، کد پستی به اضافه چهار رقم، یا شماره تلفن، شماره تامین اجتماعی) نشان میدهد. مثلاً اگر در یک سلول یک شماره تلفن ( در حالت 10 رقمی) تایپ کنیم ، با انتخاب این فرمت به صورت قالب بندی تلفن در می آید. مثلاً اگر شماره IT (3116681184) را وارد میکنیم، به فرمت تلفن در آمده (1184-668 (311) ) و می فهمیم که 311 کد شهرستان ، 668 کد محله و 1184 شماره تلفن IT میباشد.
12- Custom : برای ایجاد یک قالب بندی جدید از این گزینه استفاده میکنیم که خارج از بحث ما میباشد.

2- Vertical : محل قرار گرفتن اطلاعات را بطور عمودی تنظیم میکند. این گزینه شامل قسمتهای زیر است :
• Bottom : هم ترازی داده ها در پایین سلول
• Top : هم ترازی داده ها در بالای سلول
• Center : هم ترازی داده ها در وسط یا مرکز سلول
• Justify : داده ها در داخل سلول هم تراز میشوند. ( بدین معنی که داده ها در داخل سلول بصورت مساوی جاسازی میشوند. مانند متون موجود در روزنامه ها )
3- Orientation : شامل قسمتهای زیر است :

• زاویه متن را نسبت به افق بوسیله ماوس میتوان تعیین کرد.
• Degrees : زاویه متن را نسبت به افق بوسیله تایپ زاویه یا با کلید های Increase و Decrease تعیین کرد.

4- Text Control : شامل قسمتهای زیر است :

• Wrap Text : اگر اندازه متن بیشتر از سلول باشد توسط این گزینه میتوان آنرا شکست. در نتیجه ارتفاع سطر افزایش می یابد.
• Shrink to Fit : اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد با انتخاب این گزینه متن به اندازه ای کوچک می شود که در داخل سلول بگنجد.
• Merge Cells : اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد میتوان سلولهایی را که متن اشغال کرده را انتخاب نمود و سپس در کنار این گزینه تیک زد. این عمل باعث میشود که این سلول ها بهم پیوسته و یک سلول شوند.

ج- Font :

توسط این قسمت میتوان نوع خط ، اندازه، رنگ و ... خطوط را تعیین نمود. این Tab شامل گزینه های زیر است :

1- Font : در این قسمت نوع خط را تعیین میکنیم.
2- Font Style : در این قسمت میتوانیم تعیین کنیم که خط کج ( Italic) یا تو پر(Bold) یا کج و تو پر (Bold Italic) و یا معمولی (Regular) باشد.
3- Size: در این قسمت سایز قلم را تعیین میکنیم.
4- Underline: در این قسمت میتوانیم تعیین کنیم که زیر متن خط کشیده شود یا نه. و نوع خط را تعیین میکنیم.
• None : خط نمیکشد.
• Single : خط تکی زیر متن میکشد.
• Double : دو خطی زیر متن میکشد.
• Single Accounting : تک خط زیر کشیده ترین حرف کشیده میشود.( یعنی تمام حروف بالای خط نوشته میشوند.)
• Double Accounting : دو خطی زیر تمام حروف و زیر کشیده ترین حرف کشیده میشود.
5- Color : در این قسمت رنگ خطوط را متن را تعیین میکنیم.
6- Effect : شامل قسمتهای زیر است :
• Strike Through : بر روی متن خط میکشد.
• Super : برای بالا نویسی استفاده میشود. اگر بخواهیم A2 بنویسیم کافی است A2 را نوشته . سپس 2 را انتخاب کنیم و این گزینه را فعال کنیم.
• Sub : برای زیر نویسی استفاده میشود.
7- Preview : پیش نمایشی از انتخابات را نشان میدهد.

د- Border :

توسط این Tab میتوانیم حاشیه بندی انجام دهیم. که شامل قسمتهای زیر است :
1- Style : در این قسمت نوع خط حاشیه را مشخص میکنیم.
2- Color : در این قسمت رنگ حاشیه را مشخص میکنیم.
3- Presets : در این قسمت محل خطوط را مشخص میکنیم.
• None : حاشیه نمیگدارد.
• Outline : دور سلولها حاشیه میگذارد.
• Inside : داخل سلولهای انتخابی را حاشیه میگذارد.
4- Border : در این قسمت میتوانیم تعیین کنیم که کدام قسمت از سلول حاشیه داشته باشد. نیز میتوانیم تعیین کنیم که فقط سمت چپ سلول خط بیفتد و یا فقط بالا و یا پایین سلول حاشیه داشته باشد.

نکته

برای انداختن حاشیه ابتدا رنگ و نوع خط را تعیین میکنیم و سپس بر روی Icon های مورد نیاز برای افتادن حاشیه Click میکنیم.
هـ - Patterns :

در این قسمت میتوانیم رنگ زمینه را تعیین کنیم. که شامل گزینه های زیر است :
• Color : در این قسمت رنگ مورد نظر را انتخاب میکنیم.
• Pattern : در این قسمت میتوانیم از الگوها ( هاشورها) استفاده کنیم. همچنین رنگ هاشور را تعیین کنیم.

حذف قالب بندی سلولها :

همانطور که در فصل سوم گفته شد برای پاک کردن قالب بندی سلول کافی است سلول یا سلولهای مورد نظر را انتخاب کرده سپس از منوی Edit زیر منوی Clear ، گزینه Formatting را انتخاب میکنیم.


توسط این دستور می توانیم اعمال ریاضی، منطقی و دیگر توابع را بر روی داده ها داشته باشیم.

برای استفاده از توابع به یکی از روشهای زیر عمل میکنیم :

روش اول :

1- بر روی Paste Function , Icon ( )کلیک می کنیم.
2- در پنجره باز شده در قسمت Function Category نوع تابع را مشخص می کنیم. کلیه توابع در 8 دسته طبقه بندی شده اند. در دسته All همه توابع قرار دارند و در دسته Most Recently Used توابعی که به تازگی از آنها استفاده شده است قرار دارند. اگر گروه تابع را ندانیم میتوانیم آنرا در All پیدا کنیم.
3- در قسمت Function name تابع را مشخص می کنیم.
4- در پنجره ای که باز می شود به دو طریق می توانیم عمل کنیم:

الف : در کادر Number 1 ،محدوده آدرس اعداد را وارد کنیم. برای وارد کردن محدوده آدرس کافی است ابتدا آدرس اولین خانه محدوده را وارد کرده سپس عملگر آدرس ( : ) را تایپ کنیم و بعد آدرس آخرین سلول محدوده را وارد کنیم. همچنین میتوانیم بر روی Collapse Dialog این کادر کلیک کرده و محدوده را با Drag انتخاب کنیم.
ب : در هر کادر یک آدرس وارد کنیم. برای این کار در کادر اول آدرس اولین سلول را تایپ کرده. بر روی کادر دوم کلیک کرده ،آدرس دومین سلول را تایپ میکنیم. و الی آخر .... معمولاً زمانی از این روش استفاده میکنیم که سلولها پراکنده باشند.

5- OK را می زنیم.

چند تابع معروف
1- تابع مجموع (SUM ) : برای فعال کردن این تابع یا آنرا تایپ کرده یا به یکی از روشهای گفته شده در بالا عمل می کنیم. در پنجره Function Category گروه Math & Trig را انتخاب می کنیم و در پنجره Function name ،SUM را انتخاب می کنیم فرمت کلی این دستور به شکل زیر است: ( از این دو فرمت زمانی که بخواهیم فرمول را تایپکنیم استفاده میکنیم. )

1- SUM -number 1 : number 2
2- SUM -number 1;number2;..

نکته
معمولاً برای زمانی که اطلاعات در سلولهای مجاور باشند از فرمول اول و اگر اطلاعات در سلولهای غیر مجاور و پراکنده باشند از فرمول دوم استفاده میکنیم.

2- تابع میانگین(Average ) : از این تابع برای محاسبة میانگین استفاده میشود .این تابع جزء گروه Statistical است. شکل کلی آن بصورت زیر است :
1- Average - number 1 ; number 2 ;...
2- Average - number 1 : number 2

3- تابع ماکزیمم (Max): ‌از این تابع برای پیدا کردن ماکزیمم چند مقدار استفاده میکنیم : این تابع نیز جزء گروه Statistical است. و شکل کلی آن به صورت زیر است :
1- Max - number 1 ; number 2 ; ….
2- Max - number 1 : number 2

روش دوم :

1- منوی Insert را انتخاب می کنیم.
2- زیر منوی Function را انتخاب می کنیم.
3- بقیه مراحل مانند مرحله 2 به بعد روش اول است.

روش سوم:

1- در خانه تابع را همراه با آرگومانهای آن تایپ می کنیم. ( توابع و آرگومانهایش در قسمت بعد توضیح داده شده اند. )
2- اگر قبل از آن = گذاشته باشیم که Enter می کنیم در غیر این صورت بر روی = در نوار فرمول Click می کنیم.

روش چهارم:

1- در یک خانه (خانه ای که می خواهیم حاصل نوشته شود) علامت = را تایپ می کنیم یا علامت = در خط فرمول را می زنیم.
2- در کادر اول نوار فرمول ( Name Box ) توابع ظاهر می شوند، کافی است بر روی drop down آن Click کنیم تا همه توابع را ببینیم. تابع مورد نظر را انتخاب می کنیم.
3- بقیه مراحل مانند مرحلة 4 به بعد روش اول است.

Auto sum :

توسط این دستور می توانیم تعدادی خانه را با هم جمع کنیم در این حالت کافی است در خانه ای Click کنیم، Excel خانه های در محدودة خانة انتخابی ما را در نظر می گیرد و مجموع آنها را حساب می کند و خانه های انتخابی را به ما نشان می دهد. اگر این خانه ها مورد نظر ما نبودند، خودمان محدوده را انتخاب می کنیم. برای فعال کردن این دستور کافی است آیکون Auto sum ( ) را از نوار ابزار Standard انتخاب کنیم
مرتب کردن لیست ها
ما میتوانیم لیست موجود را بر اساس هر یک از ستونهای آن به صورت صعودی یا نزولی مرتب کنیم. برای این کار کافی است به یکی از دو روش زیر عمل کنیم :

روش اول :

1- یک سلول از ستونی را که میخواهیم لیست بر اساس آن مرتب شود انتخاب میکنیم.
2- برای مرتب سازی صعودی از آیکون Sort Ascending ( ) و برای مرتب سازی نزولی از آیکون Sort Descending ( ) در نوار ابزار Standard استفاده میکنیم.

نکته

باید توجه داشته باشیم که در این حالت نباید یک ستون انتخاب شود بلکه فقط یک سلول از ستونی که میخواهیم بر اساس آن لیست مرتب شود را انتخاب میکنیم.

روش دوم :

1- کل جدول یا یک سلول از جدول را انتخاب میکنیم.
2- منوی Data را انتخاب میکنیم.
3- گزینه Sort را انتخاب میکنیم.
4- پنجره ای باز میشود که باید قسمتهای زیر را با توجه به نیاز در آن پر کنیم :

الف- Sort By : در این کادر ستونی را که میخواهیم لیست بر اساس آن مرتب شود ، انتخاب میکنیم.
ب- Then By : در این کادر ستونی را تعیین میکنیم که اگر اطلاعات ستونی که در کادر اول مشخص شده برای مرتب سازی مانند هم بود لیست بر اساس این ستون مرتب شود.
ج- Ascending : با انتخاب این گزینه لیست به صورت صعودی مرتب میشود.
د- Descending : با انتخاب این گزینه لیست به صورت نزولی مرتب میشود.
هـ- My List Has : در این قسمت دو گزینه Header Row ، و No Header Row وجود دارد. اگر Header Row انتخاب شده باشد هنگام باز شدن پنجره Sort کل لیست به غیر از سطر اول که سطر عنوان است انتخاب میشود و در کادر های Sort By , Then By عناوین قرار میگیرند. ولی اگر No Header Row را انتخاب کنیم هنگام باز شدن پنجره Sort کل جدول حتی سطر اول که سطر عنوان است انتخاب میشود و در کادر های Sort by , Then By بجای عناوین, نام ستونها قرار میگیرند. در حقیقت در این حالت عناوین جزء اطلاعات در نظر گرفته شده و در مرتب سازی شرکت داده میشوند.